juandon

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Si en algún momento hemos pensado que un curso de e-learning o bajo cualquier otra modalidad resulte efectivo, no podemos aislarlo como si se tratara de un evento autosuficiente. Ya desde el diseño, debemos pensar en la experiencia completa con el fin en mente y habiendo interpretado las necesidades de la organización y de los que serán destinatarios de la capacitación.

Pensar la experiencia completa implica ir más allá del evento de capacitación o la instancia en que un participante toma contacto con los contenidos de un curso de e-learning. Y este ir más allá, tiene que ser parte de un proceso de diseño que incluya los diferentes momentos por los que pasa una persona cuando adquiere un nuevo aprendizaje.

Estos momentos pueden identificarse con:

• Conocimiento de los objetivos
• La formación de expectativas.
• La reflexión acerca de sus experiencias o conocimientos previos o existentes.
• La fijación de un objetivo grupal o individual.
• La percepción de los beneficios.
• La preparación para el aprendizaje (la apertura)
• El contacto con lo nuevo.
• La detección de oportunidades de aplicar lo aprendido.
• La evaluación de los resultados y la comparación del presente con el pasado.

Todos estos momentos o posiciones frente al aprendizaje deben ser tenidos en cuenta por quienes han detectado en su equipo de colaboradores una oportunidad de mejora. Más aún si diagnosticamos que esa mejora puede ser lograda mediante una capacitación, es importante saber que no todos evaluamos de igual manera las causas de un problema, por ello, el contenido de un curso o el evento de capacitación por sí mismo, no nos va a resultar efectivo.

Algunos de estos momentos o posiciones pueden ser gestionados de modo tal que se conviertan en facilitadores del cambio o apoyen la apertura al aprendizaje y la transferencia a la práctica diaria. Y la comunicación, además de la formación, puede ser una herramienta muy útil.

Poner en común los objetivos

La detección de una oportunidad de mejora en una organización puede surgir de diferentes fuentes y no siempre los protagonistas del aprendizaje son conscientes de esas brechas. Por otro lado, quienes lideran esos equipos tienen un rol primordial en la puesta en común de los objetivos del área o de la misma empresa y en demostrar cuan importante es la participación de cada uno en el logro de los resultados.

Cuando esa participación es deficiente o bien, cuando se espera mejorar los desempeños para obtener mayores beneficios, es aún más importante fomentar una comunicación transparente y empática. Por esta razón, la comunicación de los objetivos de un programa de formación o un plan de mejora es un paso que no debe omitirse.

Dar lugar a las expectativas individuales o grupales

Antes de poner a un grupo de personas adultas frente a un docente o contenido instruccional, si esperamos que esas personas aprendan algo nuevo, es importante preguntar y escuchar que esperan ellos de ese aprendizaje, o en todo caso, consultarles si creen ellos que aprender algo nuevo puede facilitarles algún proceso o tarea o si ven en esas nuevas habilidades un beneficio.

Las expectativas de las personas determinan en gran medida los resultados que obtengan. Una persona con pocas expectativas o indiferente acerca de alguna propuesta de aprendizaje, es poco probable que demuestre, al cabo de la actividad, grandes cambios. Si de ello dependen nuestros propios resultados como área, pues entonces es un asunto importante a tener en cuenta a la hora de diseñar un programa de formación.

En esta instancia es necesario generar espacios de diálogo e indagación, y favorecer la apertura de los participantes para que puedan expresar sus propias necesidades y deseos. Esta es también una buena oportunidad para reflexionar acerca de los objetivos individuales en relación a los organizacionales. Proponer una conversación en términos de lo que cada uno espera lograr en el corto o mediano plazo y discutir acerca de las herramientas que necesita para alcanzar resultados es una buena forma de motivar a los colaboradores a participar de actividades de aprendizaje que resulten significativas para ellos.

Identificar los beneficios percibidos y apalancar la comunicación

Este conocimiento de las expectativas nos permitirá identificar también cuales serán los beneficios percibidos por quienes, en última instancia, son nuestros “clientes” internos, y también son los que deberán mejorar su desempeño o modificar sus comportamientos para que la organización alcance los objetivos buscados.

Una propuesta de formación puede ser bien aceptada o incurrir en resistencias. Suponemos que habiendo tomado algunas precauciones como las mencionadas arriba, estas resistencias se irán desvaneciendo. Pero podemos ayudarnos a través de un buen plan de comunicación que promocione la iniciativa de formación a partir de los beneficios “percibidos” por quienes serán sus destinatarios, asi como también, sus jefes directos.

Además de una buena actitud receptiva por parte de los participantes de una capacitación, es importante contar con el apoyo de sus jefes directos, ya que sin su ayuda la iniciativa puede resultar un verdadero fracaso. Es por esto que es muy importante hacerlos partícipes de cada una de las instancias y adecuar la comunicación para que ellos también sean capaces de identificar los beneficios que obtendrán de poner a su gente a disposición de una actividad de capacitación, que no siempre es consecuencia de una iniciativa propia.

Preparar (se) para el aprendizaje

De esta manera, vamos abriéndonos camino. Otro paso importante es preparar a las personas para que encuentren en una propuesta de formación desafíos suficientemente estimulantes y la información relevante para que sea asimilada y luego puesta en práctica en sus labores diarias.

Una forma de lograrlo es provocar la emergencia de inquietudes relativas al tema. Esto es, crear una agenda común de problemas, necesidades, inquietudes; generar espacios para la discusión o bien, tal como hacen algunos agentes de prensa, poner el asunto en cuestión en el tapete para que esté presente en el ambiente de la organización. Avisos por mail, preguntas abiertas en carteleras, notas en newsletters o houseorgans, son algunas de las tácticas que se pueden usar…

Otros medios para despertar la inquietud que requiere todo aprendizaje es la puesta en práctica de las habilidades pre-existente frente a desafíos nuevos, a través de simulaciones o representaciones de casos que ayuden a los participantes a recrear nuevos escenarios, o los actuales escenarios pero asumiendo nuevas posiciones o roles.

Por otro lado, la preparación para una nueva experiencia de aprendizaje implica en sí el desarrollo de habilidades. En especial, si vamos a valernos de nuevas tecnologías para el dictado de un curso o si hemos de implementar un nuevo ambiente de e-learning. En estos casos, es recomendable que la persona pueda familiarizarse con esos ambientes previamente a la capacitación en sí.

Preguntar cómo, cuándo y dónde usar lo aprendido

Aprender a hacer algo nuevo o aprender a hacer lo mismo pero de diferente forma, implica estar frente a lo desconocido. Y, si en el mejor de los casos, la novedad resulta estimulante, puede dejar de ser novedad y quedar rápidamente en el olvido. A su vez, si la novedad genera temor o resistencia, difícilmente pueda llegar a convertirse en una habilidad para quienes deben/necesitan aprenderla.

Un curso o capacitación puede resultar muy atractivo y estimulante mientras dura, pero si no programamos instancias para la reflexión o sino interpelamos a los participantes para que piensen cómo, cuándo y dónde podrían hacer uso de ese conocimiento, entonces nos ha de faltar un buen elemento para que ese conocimiento se vuelva verdaderamente práctico. A veces el tiempo nos acecha y es necesario dictar una capacitación en pocas horas. Lo cierto es que de no dejar un tiempo para que las personas piensen y revisen lo aprendido, no habremos logrado ningún aprendizaje verdadero. Así sea que la evaluación del curso nos indique un alto porcentaje de alumnos aprobados.

Debería ser parte del diseño de toda la experiencia proponer a los usuarios desafíos o interrogantes que les ayuden a identificar oportunidades de poner en práctica las habilidades aprendidas. Puede ser antes o después del evento de capacitación, pero lo importante es que esté presente en el diseño de la iniciativa.

Evaluar para comunicar

Finalmente, será parte de la iniciativa pensar el modo en que evaluaremos los resultados y, en particular, tener presente el modo en que los comunicaremos.

La evaluación debe involucrar a todos los actores. Quienes más interesados estarán seguramente serán quienes han promovido la iniciativa y tienen que demostrar sus efectos en la organización. Pero también, quienes hayan proporcionado los recursos económicos y humanos para que sea posible; los jefes directos y muy especialmente, los participantes de la capacitación. Todos ellos participan de una u otra forma en la medición, y todos ellos son merecedores de informes o reportes que pongan de manifiesto los resultados obtenidos.

Expresar los resultados para cada uno de estos perfiles en la organización será una labor diferenciada, ya que cada uno de ellos representa intereses diferentes. Es importante entonces, poder adecuar la comunicación para que todos puedan acceder a información relevante y útil, y así puedan apreciar los esfuerzos, el retorno de la inversión, o los reconocimientos.

Este momento es muchas veces omitido ya que una vez que logramos lo que buscábamos o bien, pudimos justificar ante alguien la inversión incurrida, el proyecto terminó para nosotros. No obstante, tener en cuenta esta fase puede ser una importante inversión para el futuro. A muy bajo costo tendremos en la organización personas con ganas de aprender y personas con ganas de que otras personas aprendan y eso es lo importante, que los Usuarios que han realizado la formación tengan la inquietud de seguir aprendiendo con mayor intensidad.

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